Cómo Conectar n8n con Google Sheets: Automatiza tus Formularios Paso a Paso

Introducción

¿Te gustaría automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar? ¿Quieres conectar formularios web con Google Sheets y organizar tus datos automáticamente? Entonces n8n es tu herramienta ideal.
En este artículo, te explico paso a paso cómo crear un flujo de trabajo con n8n para recibir datos de un formulario web y guardarlos en pestañas específicas de una hoja de cálculo según la edad y el sexo del usuario.

Este tutorial es perfecto si estás empezando con n8n o si simplemente quieres descubrir su potencial para automatizar tareas del día a día.

Paso 1: Registrarse en n8n y crear un nuevo flujo

Lo primero que haremos es ir a n8n.io y crear una cuenta. Tienes 14 días gratuitos para probar la versión en la nube. Una vez dentro:

1. Haz clic en «Get Started».
2. Crea un nuevo flujo seleccionando «Start from Scratch».
3. Ya puedes comenzar a añadir nodos y construir tu automatización.

Paso 2: Crear un formulario web con n8n

El primer nodo será «On form submission», el cual genera un formulario web sencillo. Lo configuramos de la siguiente manera:

• Título: Entra en la comunidad
• Descripción: Introduce tus datos
• Campos del formulario:
  • Nombre: tipo texto, requerido
  • Edad: tipo numérico, requerido
  • Sexo: tipo desplegable (opciones: Hombre, Mujer), requerido

Este formulario lo puedes probar directamente en el entorno de n8n. Por ejemplo:

Nombre: Guillem  
Edad: 50  
Sexo: Hombre

Una vez enviado, el flujo ya puede trabajar con estos datos.

Paso 3: Filtrar por edad (mayores o menores de edad)

A continuación, añadimos un nodo «If» para establecer una condición lógica: si el usuario es mayor de edad. La expresión utilizada será:

[latex] edad \geq 18 [/latex]

Esto permite bifurcar el flujo:

• Si es mayor de edad: pasará a una clasificación por sexo.
• Si es menor de edad: se guardarán sus datos directamente en una hoja llamada «menores».

Esta segmentación es especialmente útil cuando necesitas diferenciar tratamientos o acciones según la edad del usuario.

Paso 4: Clasificar por sexo (hombre o mujer)

Para quienes sean mayores de edad, añadimos un nodo «Switch» para dividir el flujo según el campo sexo:

• Si el valor es «hombre», los datos se guardarán en la hoja «hombres».
• Si el valor es «mujer», se enviarán a la hoja «mujeres».

Esto se configura creando reglas dentro del nodo, comparando expresiones con el valor del campo correspondiente.

Paso 5: Conectar con Google Sheets

Autenticación

Primero, debemos conectar nuestra cuenta de Google:

1. En el nodo Google Sheets, seleccionamos «Create new credential».
2. Iniciamos sesión con Google.
3. Autorizamos el acceso y guardamos la credencial.

Crear la hoja de cálculo

En Google Drive, creamos un archivo llamado n8n test, que tendrá tres pestañas:

• hombres
• mujeres
• menores

Todas deben tener las columnas:

nombre | edad | sexo

En el nodo de Google Sheets, usamos la opción Append or update row in sheet. Seleccionamos el documento y la hoja correspondiente, y asignamos cada dato del formulario a su columna.

Ejemplos de prueba

• Guillem, 50 años, hombre → se guarda en «hombres»
• María, 4 años, mujer → se guarda en «menores»
• John, 12 años, hombre → también en «menores»

Es importante probar el flujo usando el botón «Test Step» para asegurarnos de que los datos se están enviando correctamente.

Paso 6: Errores comunes y soluciones

Es común encontrar errores como:

• Incompatibilidad entre los nombres de las columnas del Google Sheet y los campos definidos en n8n.
• Nodo que no recibe datos si el flujo anterior no ha sido ejecutado correctamente.

Soluciones:

• Verifica que los nombres de las columnas coincidan exactamente.
• Si haces cambios en la hoja, actualiza el nodo de Google Sheets.
• Elimina y vuelve a crear el nodo si continúa mostrando errores.

Más posibilidades con n8n

Este flujo es solo una pequeña muestra de lo que puedes lograr con n8n. Algunas ideas adicionales:

• Automatizar el envío de correos de confirmación.
• Integrar respuestas con plataformas como Slack, Telegram o Discord.
• Conectar APIs externas o sistemas internos.
• Incorporar inteligencia artificial con modelos como ChatGPT.

En el vídeo original, se anticipan nuevos contenidos donde se mostrará cómo instalar n8n en un servidor Debian y cómo integrarlo con scripts personalizados para automatizaciones más avanzadas.

Conclusión

n8n es una herramienta potente, versátil y de código abierto que te permite tomar el control total de tus automatizaciones. Con una interfaz visual y lógica de nodos, puedes construir flujos adaptados a tus necesidades, desde formularios básicos hasta procesos complejos que integran múltiples plataformas.

Este tutorial te ha mostrado cómo crear un flujo que recoge información desde un formulario, la clasifica según edad y sexo, y la guarda automáticamente en una hoja de cálculo de Google. Es solo el comienzo: lo que puedes hacer con n8n depende solo de tu imaginación.

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Nos vemos en el próximo tutorial.